KEBIJAKAN PRIVASI KEMITRAAN

Diperbarui Tanggal: 11 Maret 2026

1. Pendahuluan

Dalam rangka menjalankan hubungan kemitraan dan meningkatkan kualitas tata kelola kemitraan, termasuk namun tidak terbatas pada kemitraan agen Mitraca, PT Asuransi Central Asia (“ACA” atau “Perusahaan”) berkomitmen untuk melindungi dan menjaga keamanan Data Pribadi calon mitra, mitra, mantan mitra, dan pihak lain yang Data Pribadinya diproses dalam konteks kemitraan.

Komitmen ini sejalan dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“UU PDP”) dan peraturan perundang-undangan lainnya yang berlaku.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Perusahaan memperoleh, memproses, menyimpan, menggunakan, mengungkapkan, melindungi, dan/atau memusnahkan Data Pribadi Anda, termasuk tujuan pemrosesan, dasar pemrosesan, jangka waktu penyimpanan, hak-hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi, serta cara menghubungi Perusahaan.

2. Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku untuk seluruh kegiatan pemrosesan Data Pribadi yang dilakukan Perusahaan dalam konteks hubungan kemitraan dan/atau hubungan lainnya, meliputi:

1. Proses pendaftaran; dan
2. Masa kemitraan (administrasi kemitraan, Surat Perjanjian Keagenan (surat kontrak agen), evaluasi kinerja, pemberian komisi, pelatihan, keamanan).

3. Definisi

Dalam Kebijakan Privasi ini, istilah-istilah berikut memiliki arti sebagai berikut:

1. Data Pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasikan dengan informasi lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui sistem elektronik maupun non-elektronik.
2. Pemrosesan Data Pribadi adalah setiap tindakan atau serangkaian tindakan yang dilakukan terhadap Data Pribadi, baik dengan cara otomatis maupun nonotomatis, termasuk perolehan, pengumpulan, pencatatan, pengorganisasian, penyimpanan, penyesuaian, perubahan, penggunaan, pengungkapan, pengiriman, penyebarluasan, pembatasan, penghapusan, dan/atau pemusnahan.
3. Subjek Data Pribadi (“Anda”) adalah orang perseorangan pemilik Data Pribadi yang diproses oleh Perusahaan dalam konteks kemitraan.
4. Pengendali Data Pribadi adalah pihak yang menentukan tujuan dan melakukan kendali atas pemrosesan Data Pribadi. Dalam Kebijakan Privasi ini, Pengendali Data Pribadi adalah ACA.
5. Prosesor Data Pribadi adalah pihak yang memproses Data Pribadi atas nama Pengendali Data Pribadi sesuai instruksi dan untuk tujuan yang ditetapkan oleh Pengendali Data Pribadi.

4. Prinsip Pemrosesan Data Pribadi

Perusahaan memproses Data Pribadi sesuai asas-asas berikut:

1. Legalitas & Tujuan yang Spesifik – Pemrosesan memiliki dasar hukum dan tujuan yang jelas.
2. Keterbukaan – Perusahaan memberikan informasi terkait pemrosesan Data Pribadi.
3. Minimisasi Data – Hanya memproses data yang relevan dan diperlukan.
4. Akurasi – Data dijaga agar akurat dan mutakhir.
5. Keamanan – Dilindungi melalui langkah teknis dan organisatoris yang memadai.
6. Integritas & Kerahasiaan – Pencegahan pemrosesan yang tidak sah atau melanggar hukum.
7. Akuntabilitas – Perusahaan dapat mempertanggungjawabkan seluruh pemrosesan

5. Klasifikasi Data Pribadi

Perusahaan memproses dua kategori utama Data Pribadi:

5.1. Proses Pendaftaran Mitraca

1. Data identitas

Nama lengkap, NIK, NPWP, nama panggilan/alias, jenis kelamin, kewarganegaraan, tempat dan tanggal lahir, status perkawinan, foto, dan tanda tangan.

2. Data kontak dan korespondensi

Alamat sesuai identitas, alamat domisili, alamat email, dan nomor telepon/ponsel.

3. Data keluarga

Informasi tertentu terkait keluarga sepanjang relevan dan diperlukan untuk tujuan administrasi atau keadaan darurat, seperti nama anggota keluarga, hubungan keluarga, dan informasi kontak darurat.

4. Data pendidikan

Nama sekolah/universitas, kota, tahun pendidikan, dan status kelulusan.

5. Data keuangan

Nama bank, jenis rekening, cabang, nomor rekening, dan data lain yang diperlukan untuk administrasi pembayaran komisi atau kewajiban lain yang sah.

6. Data pengalaman kerja atau usaha

Nama perusahaan, alamat kerja/usaha, masa kerja/usaha, jenis pekerjaan, bidang usaha, dan jabatan.

7. Data pendukung verifikasi dan kepatuhan

Data yang diperlukan untuk menilai kelayakan, integritas, kepatuhan, dan/atau pemenuhan persyaratan kemitraan sesuai ketentuan internal Perusahaan dan/atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5.2. Selama Masa Kemitraan

1. Data administrasi kemitraan

Dokumen perjanjian kemitraan, perubahan perjanjian, surat korespondensi, surat pengunduran diri, surat pengakhiran hubungan kemitraan, dan dokumen administrasi lainnya yang relevan.

2. Data keuangan terkait hubungan kemitraan

Rincian komisi, potongan pajak, riwayat pembayaran, dan data lain yang relevan untuk administrasi hubungan kemitraan.

3. Data lisensi, sertifikasi, dan pelatihan

Data yang diperlukan untuk pemenuhan persyaratan lisensi, sertifikasi, pelatihan, dan ketentuan asosiasi atau regulator yang berlaku.

4. Data autentikasi dan akses sistem

Username, kredensial akses, riwayat akses, identitas akun, dan data lain yang diperlukan untuk keamanan sistem dan pengelolaan akses.

5. Data audit, pembuktian hukum, dan penyelesaian sengketa

Data yang diperlukan untuk kepentingan audit, investigasi, pembelaan hak hukum, kepatuhan, dan penyelesaian sengketa.

Data Pribadi dikumpulkan dan diproses oleh masing-masing Unit Kerja terkait yang berhubungan dengan tujuan pemrosesan.

6. Cara Perusahaan Memperoleh Data Pribadi

Perusahaan memperoleh Data Pribadi Anda melalui berbagai cara sesuai tahapan hubungan kemitraan berikut:

6.1. Proses Rekrutmen dan Seleksi

1. Formulir pendaftaran Agen, dokumen pendukung (salinan KTP, Foto terbaru, Lisensi AAUI, buku tabungan, dll) yang Anda serahkan.
2. Wawancara & komunikasi Anda dengan marketing cabang ACA dan pernyataan kepala cabang ACA sebagai pemberi keputusan.

6.2. Selama Masa Hubungan Kemitraan

1. Pengisian dan/atau pembaruan data di sistem

Pengkinian KTP/NIK, data keluarga, data alamat terkini, nomor rekening, nomor telepon, sertifikasi lisensi AAUI dan data pribadi lainnya yang relevan untuk keperluan administrasi serta kelancaran hubungan kerja

2. Informasi yang terekam melalui sistem perusahaan seperti email dan surat menyurat.

6.3. Sumber Lain yang Sah

1. Pihak ketiga lain yang bekerja sama dengan Perusahaan sesuai perjanjian dan ketentuan hukum (LSP AAUI, bank dan lembaga keuangan (OJK), dan lainnya).

Perusahaan tidak akan memperoleh Data Pribadi dari sumber yang tidak sah, dan setiap pemrosesan dilakukan hanya oleh Unit Kerja atau pihak terkait dan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

7. Dasar Pemrosesan Data Pribadi

Perusahaan memproses Data Pribadi berdasarkan satu atau lebih dasar berikut:

1. persetujuan yang sah dari Anda;
2. pelaksanaan perjanjian atau langkah-langkah sebelum perjanjian;
3. pemenuhan kewajiban hukum Perusahaan;
4. pemenuhan kepentingan yang sah dari Perusahaan dengan tetap memperhatikan hak-hak Anda;
5. pelaksanaan tugas dalam rangka kepentingan umum dan/atau pelayanan publik sesuai ketentuan yang berlaku; dan/atau
6. perlindungan kepentingan vital Anda.

8. Tujuan Pemrosesan Data Pribadi (Ini akan saya ubah setelah data di poin 6 sudah ada)

Perusahaan memproses Data Pribadi Anda untuk tujuan-tujuan berikut:

1. melakukan pendaftaran, verifikasi, seleksi, dan evaluasi calon mitra;
2. menyusun, melaksanakan, mengelola, dan mengakhiri hubungan kemitraan;
3. melakukan administrasi kemitraan, termasuk pengelolaan dokumen, korespondensi, dan komunikasi operasional;
4. mengelola pembayaran komisi, kewajiban perpajakan, dan administrasi keuangan lainnya;
5. menyediakan pelatihan, sertifikasi, pengembangan, dan peningkatan kompetensi;
6. memberikan, mengelola, dan mengamankan akses ke sistem, aplikasi, atau fasilitas Perusahaan;
7. menjaga keamanan informasi, mencegah penyalahgunaan, penipuan, pelanggaran, atau akses yang tidak sah;
8. memenuhi kewajiban hukum, permintaan regulator, audit internal atau eksternal, dan kewajiban kepatuhan lainnya;
1. menangani pengaduan, investigasi, pembuktian hukum, pembelaan hak Perusahaan, dan penyelesaian sengketa;
10. melakukan pengelolaan keadaan darurat, termasuk penggunaan kontak darurat bila diperlukan; dan
11. tujuan lain yang sah sepanjang diberitahukan kepada Anda dan/atau diperbolehkan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Satu tujuan pemrosesan dapat didasarkan pada lebih dari satu dasar pemrosesan yang sah.

9. Pengungkapan Data Pribadi kepada Pihak Lain

Perusahaan dapat mengungkapkan Data Pribadi Anda kepada pihak lain yang berwenang dan relevan, sejauh diperlukan untuk tujuan pemrosesan yang sah dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pihak-pihak tersebut dapat meliputi:

1. regulator, otoritas, dan instansi pemerintah yang berwenang, termasuk Otoritas Jasa Keuangan, instansi perpajakan, aparat penegak hukum, dan/atau lembaga lain yang secara sah berwenang meminta data;
2. asosiasi profesi, lembaga sertifikasi, atau lembaga pendukung yang relevan dengan kegiatan kemitraan;
3. bank, penyedia layanan pembayaran, dan pihak lain yang diperlukan untuk administrasi keuangan yang sah;
4. vendor teknologi informasi, penyedia layanan keamanan informasi, penyelenggara pelatihan, atau penyedia layanan lain yang mendukung operasional Perusahaan;
5. auditor eksternal, konsultan hukum, konsultan pajak, akuntan publik, atau penasihat profesional lainnya; dan/atau
6. pengadilan, arbiter, mediator, atau lembaga penyelesaian sengketa lainnya sesuai kebutuhan hukum.

Perusahaan memastikan bahwa pengungkapan Data Pribadi dilakukan secara terbatas, relevan, proporsional, dan hanya untuk tujuan yang sah. Pihak penerima Data Pribadi diwajibkan menjaga kerahasiaan, keamanan, dan memproses Data Pribadi sesuai dengan instruksi Perusahaan dan/atau kewajiban hukumnya.

10. Transfer Data Pribadi ke Luar Wilayah Indonesia

Dalam hal diperlukan, Perusahaan dapat melakukan transfer Data Pribadi ke luar wilayah Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam melakukan transfer tersebut, Perusahaan akan memastikan bahwa:

1. negara tujuan memiliki tingkat pelindungan Data Pribadi yang setara atau lebih tinggi; atau
2. terdapat dasar transfer dan langkah pengamanan yang memadai sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Perusahaan juga akan menerapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan Data Pribadi yang ditransfer.

11. Hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi

Anda berhak untuk: (1) memperoleh informasi; (2) mengakses & mendapatkan salinan; (3) memperbaiki/memperbarui; (4) menghapus/memusnahkan dalam kondisi tertentu; (5) menarik persetujuan; (6) membatasi pemrosesan; (7) mengajukan keberatan termasuk atas pemrosesan otomatis; (8) portabilitas data; (9) mengajukan keluhan.

Permintaan diajukan melalui kanal resmi (lihat Bagian 16) dengan bukti identitas. Perusahaan dapat menolak sebagian/seluruh permintaan dengan alasan sah seperti:

1. Data masih wajib disimpan demi kewajiban hukum
2. Permintaan berdampak pada pengungkapan Data Pribadi Pihak lain
3. Atau bertentangan dengan kepentingan hukum/peraturan yang berlaku

Catatan Penting Terkait Dampak Layanan

Dalam hal pelaksanaan hak Anda, termasuk namun tidak terbatas pada penarikan persetujuan, pembatasan pemrosesan, atau permintaan penghapusan Data Pribadi, mengakibatkan Perusahaan tidak lagi memiliki dasar yang memadai untuk melanjutkan sebagian atau seluruh hubungan kemitraan atau penyediaan sarana pendukungnya, maka Perusahaan akan menyampaikan penjelasan mengenai konsekuensi yang relevan kepada Anda.

Sepanjang memungkinkan dan sesuai keadaan, Perusahaan dapat menyediakan alternatif yang proporsional untuk meminimalkan dampak terhadap Anda. Namun demikian, Perusahaan tetap berhak menyimpan dan memproses Data Pribadi tertentu apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan, diperlukan untuk penyelesaian sengketa, pembelaan hak hukum, audit, atau kepentingan perlindungan hukum lainnya.

Apabila setelah penjelasan tersebut Anda tetap mengajukan permintaan dan Perusahaan tidak lagi memiliki dasar yang sah untuk melanjutkan layanan atau hubungan kemitraan tertentu, Perusahaan dapat menonaktifkan akses, menghentikan layanan terkait, dan/atau mengakhiri hubungan kemitraan sesuai ketentuan yang berlaku, tanpa menghilangkan hak dan kewajiban para pihak yang telah timbul sebelumnya.

12. Keamanan Data Pribadi

Perusahaan menerapkan langkah-langkah teknis, administratif, dan organisatoris yang wajar dan memadai untuk melindungi Data Pribadi, termasuk namun tidak terbatas pada:

1. pembatasan akses berdasarkan kewenangan dan kebutuhan untuk mengetahui;
2. autentikasi dan pengamanan akses ke sistem;
3. pencatatan aktivitas dan pemantauan sistem;
4. perlindungan terhadap akses, penggunaan, perubahan, pengungkapan, atau penghapusan yang tidak sah;
5. pelatihan dan peningkatan kesadaran bagi pihak internal yang relevan; dan
6. evaluasi terhadap pihak ketiga atau vendor yang memproses Data Pribadi atas nama Perusahaan.

13. Penyimpanan, Retensi, dan Pemusnahan

Perusahaan menyimpan Data Pribadi selama diperlukan untuk memenuhi tujuan pemrosesan, pelaksanaan hubungan kemitraan, pemenuhan kewajiban hukum, kepatuhan, audit, perpajakan, penyelesaian sengketa, dan/atau pembelaan hak hukum Perusahaan.

Setelah jangka waktu penyimpanan berakhir atau tujuan pemrosesan telah terpenuhi, Perusahaan akan menghapus, memusnahkan, menganonimkan, atau membatasi pemrosesan Data Pribadi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan kebijakan internal Perusahaan yang berlaku.

14. Kegagalan Pelindungan Data Pribadi

Apabila terjadi insiden pelindungan Data Pribadi yang berpotensi menimbulkan risiko serius bagi Anda, Perusahaan akan menyampaikan pemberitahuan tertulis sejak diketahui dan tanpa penundaan yang tidak wajar, kepada:

1. Anda selaku Subjek Data Pribadi; dan
2. lembaga berwenang sebagaimana diatur oleh peraturan perundang-undangan.

Pemberitahuan minimal memuat: (a) kategori Data Pribadi yang terungkap; (b) waktu dan cara insiden terjadi; serta (c) langkah mitigasi dan pemulihan yang telah dan akan dilakukan oleh Perusahaan.

15. Perubahan Kebijakan Privasi

Perusahaan dapat mengubah, memperbarui, atau menyesuaikan Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu sesuai dengan perkembangan praktik pemrosesan Data Pribadi, kebutuhan operasional, dan/atau perubahan peraturan perundang-undangan.

Versi terbaru Kebijakan Privasi ini akan tersedia melalui sarana komunikasi resmi Perusahaan. Perusahaan menganjurkan Anda untuk meninjau Kebijakan Privasi ini secara berkala agar tetap mengetahui prosedur dan praktik pemrosesan Data Pribadi yang berlaku.

16. Kontak Kami / Kanal Hak Subjek Data

Departemen / Pejabat Pelindungan Data Pribadi (PDP)

PT Asuransi Central Asia (ACA)

Wisma Asia Lt. 12

Jl. Letjend S. Parman Kav. 79, Jakarta Barat 11420

Jam Operasional: Senin–Jumat, 08.00–17.00 WIB

Email: dataprotection@aca.co.id

Telepon: 021-31999100